Règlements de régie interne Connexion Franco Coop

 

 

Dernière date de modification: Mardi 23 juillet 2019

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Table des matières

1. Préambule

1.1 Nom de la coopérative:

1.2 Date de constitution

1.3 Objet et qualité mandataire

CFC est mandatée par ses membres pour

1.4 Vision (cause)

1.5 Mission

1.6 Capital de parts de membre et de parts de placement

1.7 Mode de répartition de l’excédent provenant de l’exploitation de la coopérative

1.8 Déclaration des membres

2. Définitions

Les membres

3.1 Qualités requises, conditions d’admission, procédure d’acceptation et obligation des membres

3.2 Les droits des membres

3.3 Description des différentes catégories de membre

3.3.1 Le membre soutien

3.3.2 Le membre donateur

3.3.3 Le membre mobilisateur

3.4 Représentation d’un membre donateur ou d’un membre soutien (personne morale ou société) par un(e) délégué(e).

3.5 Retrait des membres

3.6 Suspension ou exclusion des membres par les administrateurs

4. Assemblées des membres de la coopérative

4.1 Objectifs de l’assemblée générale

4.2 Tenue d’assemblées et vote par moyen de communication électronique

4.3 Convocation des assemblées

4.3.1 Avis

4.4 Quorum

4.5 Assemblée extraordinaire

5 Administration de la coopérative

5.1 Conseil d’administration

5.2 Éligibilité et qualités requises des membres du CA

5.3 Positions des administrateurs

5.4 - Élection des administrateurs

5.4 Durée du mandat des administrateurs

5.5 Révocation des administrateurs

5.6 Vacances

5.7 Réunion du conseil et quorum

5.7.1 Vote des membres du conseil

5.8 Description des rôles et responsabilités du comité exécutif exercés en collaboration avec la direction générale de la coopérative

5.8.1 Président

5.8.2 Vice-président

5.8.3 Secrétaire

5.8.4 Trésorier

5.8.5 Directeur général

5.9 Signataire

6. Le comité exécutif

7. Conflit d’intérêts

7.1 Exemption

7.2 Mode de divulgation

7.3 Moment — administrateur

7.4 Moment — dirigeant

8. Médiation des différends

8.1 Demande écrite

8.2 Représentation 

8.3 Médiateur

8.4 Qualité du médiateur

8.5 Rôle du médiateur

8.6 Déroulement de la médiation

8.7 Confidentialité

8.8 Frais de médiation

8.9 Clôture de la médiation

9. Modification des règlements

 

1. Préambule

1.1 Nom de la coopérative:  

CONNEXION FRANCO COOP

1.2 Date de constitution

Connexion Franco Coop a été constituée le 7 mai 2019.

1.3 Objet et qualité mandataire

CFC est mandatée par ses membres pour 

  1. Développer l’accès aux services en français dans les communautés francophones de langues officielles en situation minoritaire, surtout au Canada.
  2. Exploiter une plateforme numérique coopérative, un outil commun qui appartient à ses membres et qui offre des solutions pour favoriser l’accès aux services en français dans les communautés francophones en situation minoritaire.
  3. Promouvoir, de façon locale et régionale, un service de connexion virtuelle nous permettant de remplir notre mission : identifier les besoins francophones de notre clientèle et offrir / rechercher une liste de prestataires de services pouvant répondre aux besoins identifiés.
  4. Promouvoir le bilinguisme et la diversité à travers nos actions régionales de réseautage et la participation de nos agents de mobilisation pour le bilinguisme (AMB) à une variété d’activités communautaires.

1.4 Vision (cause)

Développer l’accès aux services en français dans les communautés francophones en situation minoritaire, surtout au Canada.

1.5 Mission

Servir, de façon globale, l’individu désirant un service en français, principalement en situation minoritaire, et promouvoir le bilinguisme. 

1.6 Capital de parts de membre et de parts de placement

La coopérative est constituée sans capital de parts de membre et sans capital de parts de placement.

1.7 Mode de répartition de l’excédent provenant de l’exploitation de la coopérative

L’excédent provenant de l’exploitation de la coopérative va à la réserve générale et ne sera pas distribué à ses membres.

1.8 Déclaration des membres

Les membres de Connexion Franco Coop adhèrent à la Déclaration sur l’identité coopérative adoptée par l’Alliance Coopérative Internationale à Manchester, en 1995, dont les principes sont :

  1. L’adhésion volontaire et ouverture à tous.
  2. Le pouvoir démocratique exercé par les membres.
  3. La participation économique des membres.
  4. L’autonomie et l’indépendance.
  5. L’éducation, la formation et l’information.
  6. La coopération entre les Coopératives.
  7. L’engagement envers la communauté.

2. Définitions

Dans le présent règlement, les termes masculins désignent tant les femmes que les hommes. 

Les termes et expressions suivantes désignent :

Administrateur - Personne physique éligible au poste d’administrateur selon la Loi et les présents règlements.

AMB - Agent de mobilisation pour le bilinguisme

Assemblée - Assemblée des membres ou d’une catégorie de membres d’une coopérative.

CFC - Connexion Franco Coop

Coopérative - Connexion Franco Coop

 

Conseil ou conseil d’administration (CA)

Les membres élisent le conseil d’administration de la coopérative

Le conseil d’administration doit contenir un minimum de trois (3) personnes et ne doit pas dépasser le nombre de douze (12).

 

La Loi - Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, ch.1. Sanctionnée 1998-03-31.) ou tout autre loi la remplaçant.

Membre - Personne physique, morale ou société qui a déposé une demande de membre et qui a été acceptée par le conseil d’administration.

Membre actif - Membre qui participe de manière régulière. 

Membre non actif - Membre n’ayant ni voté ni communiqué pendant une période de trois (3) ans. Cette non-activité est considérée comme une démission. CFC tentera de communiquer avec le membre avant de procéder à sa radiation.

Membre soutien - Personne physique, morale ou société qui utilise les services offerts par la coopérative et qui répond aux conditions d’admission comme membre soutien.

Membre donateur - Personne physique, morale ou une société offrant un service en français dans une communauté francophone en situation minoritaire et qui répond aux conditions d’admission comme membre.

Membre mobilisateur - Personne physique qui a accompli un travail de mobilisation évalué à 1 000 $ (mille) dollars ou plus en lien avec la mission et les outils de CFC. 

Site - www.connexionfranco.com ou www.connexionfranco.coop 

Résolution spéciale - Résolution adoptée aux deux tiers des voix (66%).

Résolution ordinaire - Résolution adoptée à la majorité des voix (51%).

Vacance - Poste vacant ou sans titulaire

Les membres

3.1 Qualités requises, conditions d’admission, procédure d’acceptation et obligation des membres

Pour être membre de la coopérative, toute personne physique, morale ou société doit répondre aux conditions suivantes: 

  1. Être une personne physique, morale ou une société qui soutient la cause de l’accessibilité aux services en français en situation minoritaire.
  2. Avoir la capacité effective d’utiliser les services de la coopérative.
  3. Être âgé de 16 ans ou plus.
  4. Faire une cotisation de 50 $
  5. La cotisation de 50 $ ne donne pas de parts au membre.
  6. La cotisation de 50 $ n’est pas remboursable.
  7. Pour le membre mobilisateur, la personne physique peut demander une dérogation si elle n’est pas en mesure de faire une cotisation de 50 $. La qualité du travail accompli ainsi que la situation de la personne seront pris en compte.  
  8. Présenter une demande d’admission auprès du conseil d’administration.
  9. Être admis par le conseil d’administration, sauf pour les membres fondateurs. 
  10. Remplir les conditions relatives à la catégorie de membre désirée. 
  11. N’appartenir qu’à une seule catégorie d’adhésion à la fois. 
  12. S’engager à respecter les règlements de la coopérative.
  13. S’engager à utiliser les services de la coopérative.
  14. Le droit ou l’intérêt d’un membre dans la coopérative ne peut pas être transféré ou cédé.
  15. La non-activité d’un membre (ne vote pas, ne communique pas) pendant une période de 3 ans est considérée comme une démission. CFC tentera de communiquer avec le membre avant de procéder à sa radiation.

3.2 Les droits des membres

Les membres ont le droit de:

  1. Recevoir les informations en lien avec l’assemblée annuelle.
  2. Recevoir les informations en lien avec les événements et les changements importants concernant la coopérative.
  3. Élire un ou des représentant(s) de leur catégorie.
  4. Communiquer avec un des administrateurs qui les représente et leur faire part de leurs préoccupations.  
  5. Profiter d’autres avantages déterminés par le CA et respectant aussi la loi.

3.3 Description des différentes catégories de membre

3.3.1 Le membre soutien

Le membre soutien est une personne physique, morale ou une société qui s’engage à soutenir la mission et la vision de la coopérative, notamment en utilisant le site pour trouver les services en français dont il a besoin. Le membre est encouragé à communiquer avec la coopérative, surtout lorsqu’il ne trouve pas un service en français spécifique. 

Afin d’être éligible comme membre soutien, la personne physique, morale ou la société doit respecter les conditions d’admission et des obligations des membres.

  1. L’acceptation du membre est valide à vie, à moins d’une exclusion pour une ou plusieurs raison(s) probante(s) ou d’une demande de démission signée et datée.
  2. Les membres mobilisateurs et donateurs qui perdent leur statut deviennent automatiquement membres soutien à moins d’être considérés comme ayant démissionné.
  3. La représentation d’un membre soutien qui est une personne morale ou société se fait par l’intermédiaire d’un délégué. 

3.3.2 Le membre donateur

Le membre donateur est une personne physique, morale ou une société qui 

  1. supporte la cause de l’accessibilité aux services en français en situation minoritaire ;et  
  2. a fait un don de 1 000 $ ou plus durant une période d’un an. 

Afin d’être éligible comme membre donateur, la personne physique, morale ou la société adhère à ces conditions: 

  1. Respecter les conditions d’admission et obligations des membres.
  2. Faire un don de 1 000 $ (mille) ou plus durant une période d’un an.
  3. Présenter une demande d’admission auprès du conseil d’administration, accompagnée d’une déclaration indiquant qu’un don de 1 000 $ ou plus à été fait et à quel nom. 
  4. Être officiellement admis comme membre par le conseil d’administration.
    • De plus :
  5. L’acceptation du membre est valable pour une période de trois ans suivant la date de soumission du don, à moins d’être exclu pour une ou plusieurs raison(s) probante(s) ou de faire une demande de démission signée et datée.
  6. La période de 3 ans est renouvelée lorsqu’un membre fait un autre don cumulatif de 1 000 $ durant les douze mois précédant cette première. 
  7. La représentation d’un membre donateur qui n’est pas une personne physique se fait par l’intermédiaire d’un délégué. 
  8. Advenant qu’un membre perde son statut de membre donateur, il devient automatiquement membre soutien à vie, à moins d’être exclu pour une ou plusieurs raison(s) probante(s) ou de faire une demande de démission signée et datée.

3.3.3 Le membre mobilisateur

Le membre mobilisateur est une personne physique qui supporte la cause de l’accessibilité aux services en français en situation minoritaire et qui a contribué de façon bénévole pour une valeur économique de 1 000 $ (mille) ou plus envers CFC durant un an. 

Par exemple, le bénévole pourrait avoir vérifié / complété / amélioré des profils sur le site, écrit un ou des article(s), référé un prestataire de service dont le don à Connexion Franco Coop est de 1 000 $ (mille), ou un ensemble mélange de diverses tâches bénévoles. 

Afin d’être éligible comme membre mobilisateur, la personne physique doit:

  1. Respecter les conditions d’admission et les obligations des membres.
  2. Présenter une demande d’admission auprès du conseil d’administration accompagnée d’une description du travail accompli d’une valeur estimée à 1-000$ (mille) ou plus. De plus :
  3. L’acceptation du membre est valable pour une période de trois ans suivant la date d'acceptation, à moins d’être exclu pour une ou plusieurs raison(s) probante(s) ou de faire une demande de démission signée et datée.
  4. La période de 3 ans peut être renouvelée lorsqu’un membre soumet la description d’un travail bénévole accompli d’une valeur de 1-000 $, à condition que cette soumission soit acceptée.
  5. Advenant qu’un membre perde son statut de membre mobilisateur, il devient automatiquement membre soutien à vie, à moins d’être exclu pour une ou plusieurs raison(s) probante(s) ou de faire une demande de démission signée et datée.

3.4 Représentation d’un membre donateur ou d’un membre soutien (personne morale ou société) par un(e) délégué(e).

  1. La représentation d’un membre donateur (personne morale ou société) se fait par l’intermédiaire d’un(e) délégué(e). 
  2. La personne morale ou la société désigne la personne physique qui agira à titre de délégué(e). 
  3. Le nom de la personne physique ainsi que son adresse courriel doivent être inscrits sur le formulaire d’adhésion. 
  4. Le délégué ne peut représenter qu’un seul membre lors de l’assemblée et ne peut voter qu’une seule fois. 
  5. Lors d’un changement de délégué, une lettre signée par un représentant officiel du membre donateur doit être envoyée par courriel à l’adresse membre@connexionfranco.com, en indiquant le nom de la personne désignée et l’adresse courriel associée. 

3.5 Retrait des membres

  1. Le membre peut se retirer de la coopérative moyennant un avis écrit à cette dernière. Le retrait prend effet à la date indiquée dans l’avis ou, si elle est postérieure, à la date de sa réception. 
  2. La cotisation ou le don n’est pas remboursable.
  3. Il n’y a pas de capital de parts de membre ou de capital de parts de placement. 
  4. Une confirmation du retrait sera envoyée par courriel à l’adresse des dossiers de la coopérative.

3.6 Suspension ou exclusion des membres par les administrateurs

  1. Le membre peut être exclu par résolution spéciale des administrateurs pour une ou plusieurs raison(s) probante(s) incluant, mais sans s’y limiter, : 
    • Sa non-activité (réponse ou vote) pendant une période de 3 ans. 
    • Son incapacité effective à utiliser les services de la coopérative.
    • Son non respect des règlements de la coopérative. 
  2. Advenant la suspension ou l’exclusion d’un membre, le secrétaire enverra un avis écrit précisant les motifs d’exclusion dans les 10 jours suivant la date de la résolution spéciale. La coopérative s’engage à prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que le membre a été rejoint.

4. Assemblées des membres de la coopérative 

4.1 Objectifs de l’assemblée générale

Les membres sont convoqués notamment pour :

  1. Adopter les règlements administratifs de la coopérative s’il y a lieu.
  2. Prendre connaissance du rapport du vérificateur et du rapport annuel
  3. Élire les administrateurs
  4. Nommer le vérificateur
  5. Prendre toute décision réservée à l’assemblée
  6. Procéder à une période de questions portant sur tout sujet relevant de la compétence de l’assemblée. 

4.2 Tenue d’assemblées et vote par moyen de communication électronique 

  1. Les assemblées de la coopérative sont assurée entièrement par moyen électronique. Les participants devront avoir accès à une connexion internet afin d’assister et de voter lors de l’assemblée. 
  2. Les participants pourront communiquer entre eux à l’aide de la plateforme de diffusion ou à l’aide d’une plateforme secondaire. 
  3. Le(s) vote(s) des membres de la coopérative se font de façon électronique seulement.
  4. Le(s) vote(s) par anticipation sont encouragés.
  5. Le ou les vote(s) en lien avec les propositions présentées à l’assemblée se font de façon sécurisée et électronique par l’intermédiaire de www.Simplevote.ca. 
  6. Lorsque le membre aura confirmé sa présence à l’assemblée, un code et des instructions lui seront envoyés à l'adresse courriel associée à son compte de membre. Ce code ne peut être utilisé qu’une seule fois pour placer le ou les vote(s) en lien avec l’élection des candidats et / ou d’autres décisions importantes. 

4.3 Convocation des assemblées

L’assemblée annuelle des membres est tenue dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice financier qui se termine le 30 avril de chaque année. 

4.3.1 Avis

  1. La date de l’assemblée générale annuelle sera communiquée au minimum 21 jours et au maximum 60 jours avant l’assemblée annuelle, à l’exception de la première assemblée. L’information sera disponible sur le site et sera envoyée dans un courriel spécifique à notre liste de membres.
  2. Tous les points de l’ordre du jour des assemblées extraordinaires et annuelles de la coopérative sont réputés être des questions spéciales. Font exception à cette règle l’examen des états financiers et du rapport du vérificateur, le renouvellement de son mandat, les activités commerciales de la coopérative, l’élection des administrateurs et leur rémunération.
  3. L’avis de l’assemblée à l’ordre du jour de laquelle des questions spéciales sont inscrites doit :
    1. énoncer leur nature, avec suffisamment de détails pour permettre à son destinataire de former un jugement éclairé sur celles-ci ;
    2. comprendre le texte de toute résolution spéciale à soumettre à l’assemblée.
  4. Le défaut d’avis ne prive pas une personne de son droit de vote à l’assemblée à laquelle elle est habilitée à voter par ailleurs.

Note: Il est préférable d’envoyer les questions d’avance. Les réunions ont lieu de façon virtuelle et il est possible que le nombre de personnes présentes soit très élevé, ce qui pourrait empêcher de répondre à toutes les questions.

4.4 Quorum 

L’assemblée générale est constituée des membres présents. 

4.5 Assemblée extraordinaire 

  1. Les administrateurs d’une coopérative peuvent à tout moment convoquer une assemblée extraordinaire des membres. 
  2. Plusieurs personnes détenant ensemble cinq pour cent (5 %) au moins des droits de vote qui peuvent être exercés lors d’une assemblée de la coopérative peuvent demander aux administrateurs la convocation d’une assemblée aux fins qu’ils précisent dans leur requête.

5 Administration de la coopérative

5.1 Conseil d’administration

  1. Les administrateurs de la coopérative exercent leurs fonctions d’administrateurs de manière bénévole. 
  2. Le CA est composé d’un minimum de 3 administrateurs et d’un maximum de 12 administrateurs. 
  3. Jusqu'à un tiers des administrateurs peuvent occuper des fonctions rémunérées, à l'exclusion des seules fonctions d'administrateurs, à l’intérieur de  CFC.
  4. Le conseil d’administration peut choisir dans ses rangs un administrateur-gérant.
  5. L’administrateur-gérant doit résider au Canada. Il est rémunéré pour son travail de gérant seulement. Le CA ne peut pas choisir un administrateur-gérant s’il y a déjà un directeur général qui n’est pas un administrateur élu.
  6. Les administrateurs sont choisis en fonction de leurs compétences professionnelles et de leurs intérêts envers le mandat de la coopérative. 

5.2 Éligibilité et qualités requises des membres du CA

Pour être éligible au poste d’administrateur, un membre doit, à l’exception des membres fondateurs:

  1. Avoir le statut de membre.
  2. Avoir une expérience de travail au sein d’un conseil d’administration.
  3. Avoir une connaissance de la francophonie en situation minoritaire.
  4. Avoir une compréhension du marketing numérique .
  5. Maîtriser le français écrit de manière acceptable. 
  6. Ne pas avoir le statut de failli.
  7. Avoir pris connaissance de la loi canadienne sur les coopératives, notamment les parties 5, 6 et 7. 
  8. Ne pas être inéligible selon la Loi.
  9. Être présent à l’assemblée à laquelle il se porte candidat aux élections ou avoir consenti par écrit à se porter candidat à titre d’administrateur.
  10. Ne pas avoir de poursuite judiciaire en cours contre la Coopérative Connexion Franco (y compris lorsque la personne siège au  conseil d'administration ou fait partie de la direction d'une entité qui a une telle poursuite en cours).
  11. Ne pas avoir été reconnu coupable d’une infraction pénale  pour laquelle un pardon n’a pas été accordé.
  12. S’engager à participer aux réunions du CA. Si l’administrateur manque trois (3) réunions de suite sans excuse valable au regard du CA , les administrateurs peuvent enclencher un processus de révocation.

5.3 Positions des administrateurs

Les positions des administrateurs sont les suivantes:

  1. Administrateur 1 - élu parmi les membres mobilisateurs.
  2. Administrateur 2 - élu parmi les membres donateurs.
  3. Administrateur 3 - élu parmi les membres soutiens.
  4. Administrateur 4 - élu parmi les membres mobilisateurs.
  5. Administrateur 5 - élu parmi les membres donateurs.
  6. Administrateur 6 - élu parmi les membres mobilisateurs.
  7. Administrateur 7 - élu parmi les membres donateurs.
  8. Administrateur 8 - élu parmi les membres soutiens.
  9. Administrateur 9 - élu parmi les membres mobilisateurs.
  10. Administrateur 10 - élu parmi les membres donateurs.
  11. Administrateur 11 - élu parmi les membres mobilisateurs.
  12. Administrateur 12 - élu parmi les membres soutiens.

5.4 - Élection des administrateurs

  1. Une période d’élection aura lieu s’il y a plus d’un candidat pour le ou les poste(s) vacant(s). 
  2. Un avis d’élection précisant le nombre de postes à pourvoir dans chaque catégorie sera envoyé à tous les membres au moins 120 jours avant l’assemblée annuelle. 
  3. Les membres qui désirent postuler pour un poste d’administrateur doivent présenter leur candidature accompagnée d’une lettre de motivation  destinée aux membres de leur catégorie au moins  60 jours avant l’assemblée annuelle. 
  4. A moins d’une disqualification, les candidats peuvent commencer leur campagne d’élection lorsque l’avis de convocation est envoyé, soit entre 30 et 60 jours avant l’assemblée.
  5. Aucune mise en candidature n’est acceptée après l’envoi de  l’avis de convocation de l’assemblée annuelle, à moins qu’un poste soit vacant.
  6. Les candidats pourront faire campagne envers leur catégorie de membre par l’intermédiaire des communications officielles de CFC. 
  7. Les candidats pourront inviter les membres à leur poser des questions directement.
  8. Les candidats auront accès à la liste des membres ayant donné leur consentement à être contactés par un candidat de leur catégorie afin de pouvoir communiquer avec eux en période d’élection. 
  9. Le vote par anticipation débute 14 jours avant l’assemblée. 
  10. Les administrateurs nomment un président et secrétaire d’élection parmi les administrateurs qui ne sont pas sortants. 

5.4 Durée du mandat des administrateurs

La durée du mandat des administrateurs est de deux ans. Les élections des administrateurs de nombre pair ont lieu pendant les années paires et les élections des administrateurs de nombre impair ont lieu pendant les années impaires.  

5.5 Révocation des administrateurs

Un administrateur peut être révoqué selon une ou plusieurs de ces conditions.

  1. Décès
  2. Démission
  3. Démission de ses fonctions conformément aux dispositions des présents règlements administratifs ou de la Loi.
  4. Révocation par résolution ordinaire lors d’une assemblée extraordinaire des personnes habilitées à voter pour l’élection ou la nomination de cet administrateur.
  5. Dépôt d’une poursuite judiciaire contre la Coopérative Connexion Franco (y compris lorsque la personne siège au conseil d’administration ou fait partie de la direction d’une entité qui dépose une telle poursuite).

5.6 Vacances

  1. En cas de vacances au sein du conseil d’administration, à l’exception de celles résultant  du défaut d’élire ou de nommer le nombre fixe ou minimal d’administrateurs prévu par les statuts ou d’une augmentation du nombre fixe, minimal ou maximal d’administrateurs prévu par les statuts, et s’il y a quorum, les administrateurs en fonction peuvent:
    1. soit continuer de remplir leur mandat sans combler les vacances ;
    2. soit nommer des administrateurs pour combler les vacances.
  2. Toute vacance découlant d’une révocation peut être comblée lors de l’assemblée qui a prononcé la révocation.

5.7 Réunion du conseil et quorum

  1. Les réunions du conseil se font électroniquement, par l’intermédiaire du logiciel Zoom ou d’un logiciel semblable permettant  l’enregistrement de la réunion.
  2. L’enregistrement de chaque réunion est ensuite soumis à une personne responsable de préparer le procès-verbal qui sera envoyé aux administrateurs avant la réunion suivante. 
  3. Le quorum d’une réunion est atteint avec 51 % des administrateurs présents.

5.7.1 Vote des membres du conseil

  1. La motion, si personne ne s’y oppose, est acceptable lors de la prise de résolution. 
  2. Lorsque le vote est nécessaire pour la prise de résolution, celui-ci peut se faire de façon verbale et peut aussi être confirmé grâce au système de messagerie de la plateforme permettant la réunion.

5.8 Description des rôles et responsabilités du comité exécutif exercés en collaboration avec la direction générale de la coopérative

5.8.1 Président

  1. Préside ou fait présider les assemblées générales et les réunions du conseil.
  2. S’assure du respect des règlements.
  3. Exerce les tâches et fonctions de représentation qui lui sont confiées par le conseil d’administration.
  4. Surveille l'exécution des décisions prises en assemblée générale et au conseil.

5.8.2 Vice-président

  1. 1. Remplace, au besoin, le président.
  2. 2. Exerce les tâches et fonctions de représentation qui lui sont confiées par le conseil d’administration.

5.8.3 Secrétaire

  1. Est responsable de la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et de ceux des réunions du conseil.
  2. Est responsable de la tenue et de la garde du registre et des archives de la coopérative.
  3. Est responsable de transmettre les avis de convocation des assemblées générales et du conseil.
  4. Est d'office secrétaire du Conseil et transmet aux divers organismes ce qui est exigé par la Loi.
  5. Exécute toute tâche inhérente à ses fonctions.

5.8.4 Trésorier

  1. Présente un budget annuel et des rapports financiers au conseil.
  2. Doit soumettre les livres dont il a la garde à la vérification annuelle ainsi qu’aux inspections prévues par la Loi.
  3. Voit à la préparation du rapport annuel prévu par la Loi, collabore avec le vérificateur et soumet le rapport annuel au conseil pour approbation et le dépose à l’assemblée annuelle des membres.

5.8.5 Directeur général

  1. Sous la surveillance immédiate du conseil, administre, dirige et contrôle toutes les affaires de la coopérative.
  2. A la responsabilité immédiate du site et des autres investissements marketing.
  3. A la garde du portefeuille, des fonds et des livres de comptabilité ainsi que la responsabilité de la tenue de la comptabilité.
  4. Est responsable de la gestion du personnel, engage tous les employés, en répartit le travail et détermine leur salaire selon le barème établi par le conseil. 
  5. Présente au conseil un rapport de gestion.
  6. Doit soumettre les livres dont il a la garde à la vérification annuelle ainsi qu'aux inspections prévues par la Loi.
  7. Au cours des six (6) mois qui suivent la fin de chaque exercice, doit voir à la préparation du rapport annuel, collaborer avec le vérificateur et soumettre au conseil le rapport annuel pour approbation.
  8. Doit se conformer aux instructions du conseil et lui fournir tous les renseignements que ce dernier peut exiger.

5.9 Signataire

Le conseil désigne deux personnes pour signer les effets bancaires.

6. Le comité exécutif 

  1. Le comité exécutif est composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire, d’un trésorier et d’un directeur général.
  2. Le directeur général peut être un administrateur-gérant.
  3. Les membres du conseil élisent entre eux les membres du comité exécutif à la première réunion du conseil suivant l’assemblée annuelle des membres. 

7. Conflit d’intérêts

L’administrateur ou le dirigeant doit, conformément à l’article 103, signaler à la coopérative la nature et l’étendue de son intérêt dans un contrat, une opération, ou un projet de contrat ou d’opération important ; ou tout changement important de cet intérêt.

Il y a conflit d’intérêt si l’administrateur ou le dirigeant : 

  1.    Est partie prenante à ce contrat ou à cette opération ;
  2.    Est administrateur ou dirigeant — ou un particulier qui agit en cette qualité — d’une partie prenante à un tel contrat ou une telle opération ; ou
  3.    Possède un intérêt important dans une partie du contrat ou de l’opération.

L’administrateur ou le dirigeant doit aussi signaler tout changement important de cet intérêt.

7.1 Exemption

Le présent article n’impose pas la divulgation d’un intérêt dans un contrat ou une opération entre la coopérative et ses membres habituellement conclu ou pouvant être conclu entre eux, si ce contrat ou cette opération est établi selon les mêmes conditions que celles généralement offertes aux membres.

7.2 Mode de divulgation

L’administrateur ou le dirigeant doit aviser la coopérative par écrit de la nature ou de l’étendue de l’intérêt ou demander la consignation aux procès-verbaux des réunions du conseil.

7.3 Moment — administrateur

L’administrateur effectue la divulgation :

  1. lors de la première réunion d’étude du projet de contrat ou d’opération ; 
  2. lors de la première réunion suivant la situation de conflit d’intérêt par rapport au projet ou à l’opération, s’il n’y en avait pas lors de la réunion visée à l’alinéa a) ;
  3. lors de la première assemblée suivant tout changement important de la situation de conflit d’intérêt avec le directeur dans le contrat ou l’opération ou le projet de contrat ou d’opération ;
  4. lors de la première réunion suivant la situation de conflit d’intérêt par rapport au contrat ou à une opération déjà conclu ;
  5. lors de la première réunion suivant son élection au poste d’administrateur, s’il le devient après cette situation de conflit d’intérêt ;
  6. dès sa prise de connaissance du contrat ou de l’opération ne nécessitant pas, dans le cours normal des activités commerciales, l’approbation des administrateurs.

L’administrateur en conflit d’intérêt ne peut participer au vote sur la résolution présentée pour faire approuver le contrat ou l’opération.

7.4 Moment — dirigeant

Le dirigeant qui n’est pas administrateur doit effectuer la divulgation immédiatement après :

  1. avoir appris que le contrat ou l’opération, ou le projet de contrat ou d’opération a été ou sera examiné lors d’une réunion du conseil ;
  2. avoir acquis l’intérêt, s’il l’acquiert ;
  3. tout changement important de l’intérêt du dirigeant dans le contrat ou l’opération ou le projet de contrat ou d’opération ;
  4. être devenu dirigeant, s’il le devient après l’acquisition de l’intérêt ;
  5. avoir pris connaissance du contrat ou de l’opération, si le document ne nécessitait pas, dans le cours normal des activités commerciales, l’approbation des administrateurs.

8. Médiation des différends

Tout différend entre la coopérative et un membre peut être soumis à la médiation, à la demande de la coopérative ou du membre.

8.1 Demande écrite

  1. La demande de médiation est initiée lorsqu’une partie fait parvenir une demande par écrit à cet effet à l’autre partie. 
  2. La demande écrite doit contenir un bref exposé du fondement de la demande.
  3. Une fois la demande de médiation présentée, les parties sont tenues d’y participer de bonne foi.

8.2 Représentation

La coopérative doit être représentée par une personne physique habilitée à agir à cette fin. Il en est de même pour le membre, s’il est une société ou une personne morale.

8.3 Médiateur

  1. Le médiateur est choisi conjointement par la coopérative et le membre.
  2. Si après 30 jours à partir de la date de la demande écrite de médiation, les parties n’ont pu s’entendre sur la personne devant remplir le rôle de médiateur, la CDRQ (Coopérative de développement régional du Québec) procèdera, à la demande écrite d’une partie, à la nomination du médiateur, et ce dans un délai de 15 jours après l’envoi de cette demande par courriel ou autre méthode électronique. 

8.4 Qualité du médiateur

  1. Le médiateur choisi doit être indépendant et impartial, notamment en ce qu’il ne représente aucune des parties.
  2. Le médiateur doit, de plus, posséder les connaissances nécessaires à l’accomplissement de son mandat.

8.5 Rôle du médiateur

  1. Le médiateur aide les parties à rechercher une solution. Son rôle est de faciliter la communication, la négociation, l’évaluation des positions entre la coopérative et le membre, ainsi que l’exploration de solutions mutuellement satisfaisantes.
  2. La médiation ne sert pas à déterminer quelle partie a raison mais vise à trouver une solution satisfaisante pour chacune des parties dans le respect des lois et des règlements de la coopérative.
  3. La coopérative et le membre doivent contribuer à un climat d’échanges respectueux et fructueux pour favoriser le règlement du différend.

8.6 Déroulement de la médiation

  1. Le médiateur fixe les mesures propres à faciliter le déroulement de la médiation.
  2. Le médiateur reçoit, dès sa nomination, les parties de façon virtuelle ou au lieu qu’il détermine. Il les entend, le cas échéant, séparément ou ensemble.
  3. Il demande tout renseignement utile, y compris les documents et pièces justificatives nécessaires à l’examen du différend.
  4. La durée de la médiation ne doit pas excéder 60 jours à compter de la date de nomination du médiateur. Ce délai peut être prorogé une seule fois, par accord entre toutes les parties, pour une durée au plus égale au délai susmentionné.

8.7 Confidentialité

  1. Le médiateur et les parties sont tenus à la plus stricte confidentialité pour tout ce qui concerne la médiation. 
  2. Aucune constatation, déclaration ou proposition effectuée devant le médiateur ou par lui ne peut être utilisée ultérieurement, dans le cadre de procédures judiciaires ou autres. Le médiateur ne peut être appelé ultérieurement à comparaître pour témoigner dans le cadre de procédures judiciaires ou autres.
  3. Dès la nomination du médiateur, celui-ci ainsi que chacune des parties s’engagent par écrit à respecter ces obligations de confidentialité.

8.8 Frais de médiation

Les frais de la médiation, le cas échéant, sont assumés à part égale entre la coopérative et le membre, sauf si les parties en conviennent autrement.

8.9 Clôture de la médiation

Au plus tard, au terme du délai prévu ou si l’une des situations suivantes se présente.

  1. Sur décision du médiateur, s’il estime que le processus de médiation ne donnera pas lieu à un accord. Celui-ci devra alors faire parvenir aux parties un avis écrit de sa décision.
  2. Si les parties conviennent conjointement, par écrit, de mettre un terme au processus de médiation.
  3. Par un accord écrit à signer entre la coopérative et le membre.

9.Modification des règlements

  1. Conformément à l’article 58 de la Loi, les membres peuvent proposer l’adoption, la modification ou la révocation d’un règlement administratif.
  2. Les administrateurs peuvent, par résolution spéciale (deux tiers au moins des voix), prendre un règlement administratif ou modifier tout règlement administratif de la coopérative à condition que le nouveau règlement ou le règlement modifié n’aille pas à l’encontre de ceux adoptés par les membres.
  3. Les administrateurs soumettent les mesures prises à l’approbation, par résolution spéciale, avec ou sans modification, des membres dès l’assemblée suivante.
  4. Les mesures non confirmées cessent d’avoir effet à la date de l’assemblée qui les infirme, avec ou sans modification.